Wenn ein Kunde im selben Monat regelmässig Waren oder Dienstleistungen bei Ihnen bestellt, können Sie alle Bestellungen in einem einzigen Auftrag zusammenfassen. Sie können im Laufe des Monats weitere Artikel oder Dienstleistungen hinzufügen und am Ende des Zeitraums eine einzige Rechnung erstellen.
Mit dieser Methode behalten Sie alle Lieferungen und Dienstleistungen für den Kunden einfach im Überblick und vereinfachen gleichzeitig Ihre Fakturierung.
Inhalt:
- Monatlichen Auftrag erstellen
- Teil-Lieferungen erstellen (nur für Waren)
- Neue Artikel oder Dienstleistungen zum Auftrag hinzufügen
- Schlussrechnung erstellen
1. Monatlichen Auftrag erstellen
Erstellen Sie zu Beginn des Monats einen Auftrag, der als Grundlage für alle Warenlieferungen und/oder Dienstleistungen dient, die während des Monats erbracht werden.
- Gehen Sie zu Verkauf > Aufträge.
- Klicken Sie auf Auftrag erstellen.
- Wählen Sie Ihren Kunden aus.
- Geben Sie dem Auftrag einen eindeutigen Titel, zum Beispiel Lieferungen – Oktober 2026.
- Fügen Sie die ersten bestellten Artikel oder Dienstleistungen hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der Auftrag wird mit dem Status Ausstehend erstellt.
2. Teil-Lieferungen erstellen (nur für Waren)
Bei jeder Warenlieferung:
- Öffnen Sie den Auftrag.
- Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie anschliessend Lieferung erstellen.
- Wählen Sie nur die Artikel und Mengen aus, die geliefert werden.
- Bestätigen Sie den Lieferschein.
Lieferscheine sind nur für Waren erforderlich. Wenn der Auftrag ausschliesslich Dienstleistungen enthält, können Sie diesen Schritt überspringen und direkt weitere Dienstleistungen hinzufügen (falls erforderlich) oder die Schlussrechnung erstellen, sobald der Auftrag abgeschlossen ist.
Nach der Erstellung des ersten Lieferscheins wechselt der Auftrag automatisch in den Status Teilweise. Dieser Status zeigt an, dass der Auftrag noch in Bearbeitung ist und weitere Artikel oder Dienstleistungen vor der Erstellung der Schlussrechnung hinzugefügt werden können.
3. Neue Artikel oder Dienstleistungen zum Auftrag hinzufügen
Wenn der Kunde im selben Monat eine zusätzliche Bestellung aufgibt, können Sie diese zum gleichen Auftrag hinzufügen, sofern der Auftrag noch offen ist und noch keine Rechnung erstellt wurde.
- Öffnen Sie den Auftrag (Status Offen oder Teilweise).
- Fügen Sie die neuen Artikel oder Dienstleistungen als neue Positionen hinzu.
- Speichern Sie die Änderungen.
- Wenn Sie Waren hinzufügen, erstellen Sie anschliessend einen Lieferschein gemäss den oben beschriebenen Schritten. Für Dienstleistungen ist dieser Schritt nicht erforderlich.
Wichtig: Sobald eine Rechnung aus dem Auftrag erstellt wurde, können keine neuen Positionen mehr hinzugefügt werden. Für eine neue Bestellung müssen Sie einen neuen Auftrag erstellen.
4. Schlussrechnung erstellen
Am Monatsende, wenn alle Lieferungen abgeschlossen sind und Sie die Schlussrechnung erstellen möchten:
- Öffnen Sie Ihren zusammengefassten Auftrag.
- Klicken Sie oben rechts auf Erstellen und wählen Sie anschliessend Rechnung.
- bexio fasst automatisch alle Artikel aus dem Auftrag zusammen, die noch nicht verrechnet wurden.
- Überprüfen Sie die Angaben und bestätigen Sie die Rechnung, um sie an den Kunden zu senden.
Sobald die Rechnung erstellt wurde, wechselt der Status des Auftrags definitiv auf "Erledigt". Anschliessend können Sie den gleichen Ablauf wiederholen und für den nächsten Monat einen neuen Auftrag erstellen.